Кострома
+7(4942)46-62-51

Ежедневник как инструмент планирования.

Планирование — ключ к успеху в любой работе. Личный опыт успешных людей подтверждает это.
1. Главноецель.
Планировать свои дела и задачи имеет смысл после постановки целей. На год, полугодие, месяц, неделю или даже день.
Целеполагание не является предметом этой статьи, поэтому делимся книгами, которые помогают нам с этим: Привычки на всю жизнь (Шон Янг), Восьмой навык — продолжение 7 навыков высокоэффективных людей (Стивен Кови).
2. Баланс между гибкостью и жесткостью.
При ежедневном планировании мы стараемся соблюдать баланс между делами, жестко закрепленными по времени, и «гибкими» задачами.
На жесткие задачи мы отводим не более 50% рабочего времени, еще 30% — на задачи, не привязанные к конкретному часу. 20% рабочего времени мы оставляем незапланированными — это запас для форс-мажорных ситуаций.
Для соблюдения этого равновесия нужен навык оценки выполнения задач по времени. Это может получиться не сразу, поэтому советуем поначалу фиксировать планируемое и фактическое время после выполнения задачи.
Так в следующий раз планируемое время будет ближе к реальному.
3. Приоритеты, приоритеты, приоритеты
Следующий полезный навык — приоритизация задач. Без способности отделять зерна от плевел ваш ежедневник превратится в бесконечный список задач, которые вы никогда не выполните. Мы используем матрицу Эйзенхауэра.
Это значит, что каждую задачу мы оцениваем по двум параметрам: важность и срочность. Важность задачи определяется ее соответствием нашей цели (см. 1 пункт). Важные срочные дела — это форс-мажоры, на которые мы закладываем 20% нашего времени ежедневно. Теперь остается распределить наши важные несрочные дела по двум категориям (жесткие и гибкие).
4. Планируйте план
Очень важно в конце месяца выделять минимум полдня на планирование следующего месяца, 2 часа в пятницу на планирование следующей недели и 30 минут в конце дня на планирование следующего дня.
Наш мозг любит определенность. Подведя итоги дня и построив план на завтра, вы освободите себя от невольных мыслей о следующем дне и сможете расслабиться.
5. Итоги не менее важны, чем цели
Перед тем как начать планировать следующий день, подведите итоги текущего. Отметьте фактически затраченное время на выполнение каждой задачи, проанализируйте что не получилось сделать и по какой причине. Возможно стоит пересмотреть приоритеты или планируемое время.
Если это по-прежнему важная задача, то обязательно запланируйте ее на другой день (не всегда это будет завтра, возможно, она перенесется на месяц или даже больше, по независящим от вас обстоятельствам).

И сделайте самое приятное — вычеркните выполненные задачи!

P.S. Если вы твердо решили начать пользоваться этим инструментом при планировании, небольшая подсказка как выбрать между ежедневником и еженедельником.
Ежедневник подойдет тем, у кого много встреч или дел, привязанных к определенному времени, а также нужно много места для записи мелких задач. На один день выделена целая страница.
Еженедельник — это один разворот для целой недели. Если у вас немного задач и вы хотите видеть картину недели целиком — это отличный вариант.